Gebruiksplan kerkgebouw

Let op: Dit gebruiksplan is gebouw-specifiek. Elke gebouw heeft een eigen gebruiksplan.

Gemeente: Voorbeeld gemeente

Betreft gebouw: GKV Kerk Zaamslag

Versie: versie 1

Datum: 8 juni 2020

 

Wij volgen het Protocol erediensten en andere kerkelijke bijeenkomsten dat is gepubliceerd door de Christelijke Gereformeerde Kerken, Gereformeerde Kerken vrijgemaakt en de Nederlands Gereformeerde Kerken (zie (www.steunpuntkerkenwerk.nl/coronaprotocol). Dit gebruiksplan is een uitwerking van dat protocol.

De regelgeving is aan sterke verandering onderhevig. Dit gebruiksplan wordt bijgesteld zodra hier aanleiding voor is.

• Inhoud

2         Doel en functie van dit gebruiksplan. 3

2.1        Doelstelling in het algemeen. 3

2.2        Functies van dit gebruiksplan. 3

2.3        Fasering. 3

2.4        Algemene afspraken. 3

3         Gebruik van het kerkgebouw.. 4

3.1        Meerdere gebruikers / meerdere diensten op een zondag. 4

3.1.1        Aanvangstijden voor verschillende diensten. 4

3.2        Gebruik kerkzalen. 4

3.2.1        Plaatsing in de kerkzaal 4

3.2.2        Capaciteit in een anderhalve meter situatie. 4

3.2.3        zalen: normale capaciteit en aangepaste capaciteit 5

4         Concrete uitwerking. 6

4.1        Gerelateerd aan het gebouw.. 6

4.1.1        Routing. 6

4.1.2        Gebruik van kerkplein en ontvangsthal 6

4.1.3        Garderobe. 6

4.1.4        Parkeren. 6

4.1.5        Toiletgebruik. 6

4.1.6        Reinigen en ventileren. 6

4.2        Gerelateerd aan de samenkomst 6

4.2.1        Gebruik van de sacramenten. 6

4.2.2        Zang en muziek. 7

4.2.3        Collecteren. 7

4.2.4        Koffiedrinken en ontmoeting. 7

4.2.5        Kinderoppas en kinderwerk. 7

4.3        Uitnodigingsbeleid. 7

4.3.1        Ouderen en kwetsbare mensen. 8

4.4        Taakomschrijvingen. 8

4.4.1        Coördinatoren. 8

4.4.2        Kerkenraad, diaconie en voorganger 8

4.4.3        Techniek. 8

4.4.4        Muzikanten. 8

4.5        Tijdschema. 8

5         Besluitvorming en communicatie. 9

5.1        Besluitvorming. 9

5.2        Communicatie. 9

6         Overige bijeenkomsten, vergaderingen en bezoekwerk. 10

6.1        Overige bijeenkomsten en vergaderingen. 10

6.2        Bezoekwerk. 10

 

2      Doel en functie van dit gebruiksplan

 

2.1        Doelstelling in het algemeen

Met dit gebruiksplan willen we:

• bijdragen aan het terugdringen van de verspreiding van het coronavirus tot er een vaccin is, zodat de zorg het aankan. Als kerk willen we daarin onze verantwoordelijkheid nemen;
• bijdragen aan het beschermen van de meest kwetsbaren. We zien het maken van goed doordachte keuzes als een vorm van naastenliefde;
• volop kerk zijn vanuit ons (kerk)gebouw en vanuit onze huizen. We willen verbinding blijven zoeken met God, zijn Woord en met elkaar om toegerust in de wereld te staan.

 

2.2        Functies van dit gebruiksplan

1. We beschrijven hierin de inrichting, organisatie en procedures tijdens de zogenoemde controlefase van de coronacrisis;
2. De mensen die meewerken aan het voorbereiden en organiseren van samenkomsten zullen we op basis hiervan instrueren;
3. Op basis van dit plan zetten we de communicatie op naar alle betrokkenen binnen en buiten onze gemeente, door publicatie op website GKV Zaamslag, vermelding in de nieuwsbrief en vermelding in de Zaambinder.
4. Dit plan is online te vinden op de website en is op papier in ons kerkgebouw aanwezig. Beide overeenkomstige documenten kunnen als handvat gebruikt worden bij interne en externe

2.3        Fasering

• Vanaf 1 juni tot 1 juli 2020 mogen kerkdiensten met een maximum van 30 personen gehouden worden. We gebruiken deze periode als oefenperiode waarin we evalueren en bijstellen;
• Vanaf 1 juli schalen we de kerkdiensten op naar een maximum van 100 personen in het gebouw. Waarbij het maximum aantal bezoekers in het gebouw is berekend op 90 personen.

2.4        Algemene afspraken

Wij vinden ontmoeting, gesprek en nabijheid belangrijk. Toch willen we in het kader van onze doelstelling:

• anderhalve meter afstand houden tussen mensen die niet tot hetzelfde huishouden behoren;
• mensen die ziek of verkouden zijn dringend verzoeken om thuis te blijven, samen met anderen uit hun huishouden;
• de samenkomsten zo inrichten dat we op het gebied van organisatie, routing en hygiëne voldoen aan de richtlijnen en voorschriften van de overheid / het RIVM en de vanuit het landelijk kerkverband aangereikte richtlijnen;
• op de hoogte blijven van ontwikkelingen en aanwijzingen. We leren, evalueren en stellen bij vanuit de praktijk. Dat betekent dat we dit gebruiksplan regelmatig actualiseren.

 

3      Gebruik van het kerkgebouw

3.1        Meerdere diensten op een zondag

Er zullen in het kerkgebouw uitsluitend diensten gehouden worden door onze eigen gemeente. We houden 1 dienst per zondag en na evaluatie, die begin sep 2020, zal plaatsvinden kan mogelijk een tweede dienst op zondag georganiseerd worden. Uitgangspunt hierbij is de behoefte van de gemeente aan een tweede dienst en de dienst te kunnen houden in een voldoende gereinigd en geventileerd gebouw. Primair is dan ook de schoonmaak met voldoende personen te kunnen organiseren. Het aanvangstijdstip is van deze  werkzaamheden afhankelijk.

3.1.1         Aanvangstijden voor verschillende diensten

De aanvangstijd van de zondagsdienst is 09:30 uur.

3.2        Gebruik kerkzalen

Het protocol gaat uit van de ‘anderhalve meter’ tussen bezoekers. Zowel na 1 juni als na 1 juli. Voor de diensten na 1 juli is het aantal bezoekers bepaald op 90 personen inclusief alle personen die tot de organisatie van de dienst behoren. Het getal van 90 personen is gebaseerd op de bezetting van individuele bezetting tezamen met een bezetting door gezinnen die in 1 huis wonen.

3.2.1         Plaatsing in de kerkzaal

De zitplaatsen in de kerkzaal bestaan uit vaste banken en enkele verplaatsbare stoelen. Alle gesitueerd op de begane grond. Op de galerij achter in de kerk is plaats voor  een organist en zijn helper en verder zijn daar  2 mensen voor de uitzending/ beamer bediening.

Stoelen zullen neergezet worden op voldoende afstand naar individueel-, gezinsgebruik op de hiervoor bestemde plaats voorin de kerk (deel B eerste rij). Zie addendum. Verder hoofdzakelijk op het podium tbv kerkenraad en muziekgroep.
De plaatsen zijn gescheiden voor gezinnen (op aantal) voor echtparen en bezoekers die alleen zijn. Alle plaatsen worden aangegeven mbv groene stikkers op de beschikbare plaatsen en het principe geld dat de kerkzaal van voor naar achter opgevuld zal worden.

3.2.2         Capaciteit in een anderhalve meter situatie

Hier staat beschreven hoe uitvoering wordt gegeven aan de invulling en nodiging aan  deelnemende bezoekers aan de dienst gedurende de tijd dat de anderhalve meter afstand verplicht is:

• voor iedere bezoeker dient helder te zijn waar hij/zij kan zitten. Dit organiseren we door de banken te nummeren en groene stikkers te plakken op de beschikbare plaatsen op voldoende afstand. Hierbij rekening houdend met de bezetting voor achter en naast de zitplaats.  Ieder zal een locatie opgegeven krijgen bij ontvangst in de kerk. Als nodig zal er begeleiding naar de plaats zijn. Kerk zal van voorzijde naar achter opgevuld worden, zodat geen kruising in de looproute zal zijn.
• de afstand van de looppaden en banken zal aan beide zijden van het looppad t.a.v. zitplaatsen 1,5 m ruimte bevatten.
• het maximum aantal bezoekers in het gebouw is beperkt. Situatie tussen 1 juni en 1 juli. Gemeenteleden worden door hun wijkteam uitgenodigd om de dienst bij te wonen. Om het inschrijfprogramma te testen, wordt ook gevraagd zich in te schrijven via het programma. Gevraagd wordt inschrijving te doen op vrijdagavond rond 19:00 uur. Wijkteams zullen uitnodigen op voordracht van de kerkenraad en de ene wijk zal de andere aanvullen, zodat het aanwezig aantal plaatsen opgevuld kan worden. Na 1 juli geldt: het inschrijf systeem is zo opgezet dat per zondag een wijk aan de beurt is de dienst te bezoeken. De broeders en zusters kunnen zich aanmelden tot aan donderdagavond 20:00 uur voorafgaand aan de dienst via het beschikbare programma. De broeders en zusters van de andere wijken en mogelijke gasten kunnen zich aanmelden m.b.v. het programma voor de overige beschikbare plaatsen op vrijdag voorafgaand aan de dienst tot 20:00 uur. Bij overschrijding van het aantal plaatsen zal de uitnodiging geannuleerd worden en de betreffende op de hoogte gebracht worden.
• Bij het niet aanmelden van bezoek, maar toch komen naar de dienst zal bij overschrijding gevraagd worden de kerk te verlaten. Dit is bindend.
• het maximum aantal bezoekers betreft het totaal aantal kerkgangers inclusief kinderen in het gebouw. En exclusief de benodigde mensen die de dienst mogelijk maken, zoals de koster, predikant, ouderling van dienst, scriba, preses Geluid- en beeldmedewerker en de 3 coördinatoren (totaal max 10 personen). Het totaal aantal aanwezigen geld voor het gehele gebouw. Er zal dan ook geen crèche georganiseerd worden.

3.2.3         zalen: normale capaciteit en aangepaste capaciteit

Zaal	Normaal gebruik voor corona maatregelen	Aangepast gebruik per 1 juni	Aangepast gebruik per 1 juli
Kerkzaal en galerij	250 zitplaatsen	30  zitplaatsen + 10 uitvoerende	Kerkzaal 82  zitplaatsen + 10 uitvoerende
Consistorie	In gebruik op als consistorie/vergaderruimte. 13 personen	Niet in gebruik op zondag. Door de week alleen voor studie ruimte dominee (1 persoon).	Niet in gebruik op zondag. Door de week alleen voor studie ruimte dominee (1 persoon).
Catechisatie ruimte	Ontmoeting van kleine groepen max 12 personen	Geen ontmoetingsplaats	Geen ontmoetingsplaats
Ontmoetings-ruimte	Diverse functies.  Max niet vastgesteld	Max 20 personen	Buiten noodzakelijke vergaderingen niet in gebruik. Max 14 personen

OPMERKING: Bij gebruik van een ruimte melden aan koster i.v.m schoonmaakvoorschriften

4      Concrete uitwerking   

4.1        Gerelateerd aan het gebouw

4.1.1         Routing

Bekijk de plattegrond van de kerkzaal aan het eind van dit document.

4.1.2         Gebruik van kerkplein en ontvangsthal

Gevraagd zal worden, bij aankomst, om buiten op gepaste afstand (1,5 meter) van elkaar te wachten. Om dit wachten te beperken wordt gevraagd om als aanmelder voor vak A en C om 09:15 uur  te komen en voor vak B (middenvak) na 09:20 uur. Zie voor vak aanduiding addendum. Na plaats toewijzing direct de kerkzaal binnengaan en niet buiten of in de hal (sociaal) groeperen. 

4.1.3         Garderobe

Geen mogelijkheid jas op te hangen, paraplu op te bergen en deze meenemen de kerkzaal in. Geen  gebruik van de postvakjes.

4.1.4         Parkeren

Parkeren vindt op de gebruikelijke manier plaats. Let op de 1,5 meter afstand bij uitstappen.

4.1.5         Toiletgebruik

Ga thuis naar het toilet. Er is1toilet voor uiterste gevallen beschikbaar n.m. het invalide toilet in de hal voor de ontmoetingsruimte. Ga hiernaar toe door de kortste route te kiezen en  ga van achter in de kerk langs buiten. In de toiletruimte is desinfectiemiddel en papieren doekjes beschikbaar. Toilet, wasbak en alle aanraak delen, zoals kraan  en deurklink etc worden gereinigd door de gebruiker.

4.1.6         Reinigen en ventileren

De kerkzaal wordt voor de dienst op zaterdag geventileerd door de deuren open te zetten aan de voor- en achterzijde. Dit gebeurt ook na de schoonmaak van de kerk op maandag. De aanrakingsvlakken in de kerkzaal en voorzieningen, zoals microfoons, lessenaar en preekstoel worden schoongemaakt. De gebruikte plaatsen en aanrakingsvlakken worden met schoonmaakmiddel schoongemaakt en hierna gedesinfecteerd. Hierbij worden beschermende mondkapjes gebruikt.

Algemene richtlijnen voor alle bezoekers:

• geen handen schudden;
• regelmatig de handen wassen en/of gebruik maken van desinfecterende handgel met minimaal 70% alcohol;
• deel materialen, zoals telefoon, kerkboeken niet met anderen;
• ventileer de ruimte door ramen en deuren zoveel mogelijk open te zetten.

4.2        Gerelateerd aan de samenkomst

4.2.1         Gebruik van de sacramenten

Het sacrament van de doop zal alleen bediend worden na een zorgvuldige toetsing  door de kerkenraad of er noodzaak is tot dopen of kan het uitgesteld worden. Het sacrament van avondmaal zal in een later stadium bekeken worden of dit mogelijk is bijvoorbeeld door lopend avondmaal en gebruik van een broodschaal op tafel en drinkbekertjes.  Het een en ander gaat gepaard met enkele fundamentele principes om recht te doen aan het eigene van de sacramenten en met de praktische mogelijkheden. Zie addendum

avondmaal

Zal op later tijdstip ingevuld worden.

doop

Zal op later tijdstip en bij noodzaak ingevuld worden.

Huwelijksdienst

 

Ook hier gelden de aanmeldingsregels en de max beschikbaar aantal plaatsen.

4.2.2         Zang en muziek

Gemeentezang is vooralsnog helaas niet mogelijk. Mogelijk is het wel om enkele zangers (max 3) samen met een muziekgroep/ piano/orgel samen te laten zingen. Let op zangers staan 3 meter van anderen en van de kerkbezoekers staan (let op: extra ruimte i.v.m. zingen). Verder gebruik maken van liederen die te vinden zijn op websites.

4.2.3         Collecteren

Collecteren gebeurt via de Scipio App of bankoverschrijving. In de kerk word niet gecollecteerd. Er wordt alleen gemeld welk collectedoel in Scipio open staat om de gave aan te geven.

4.2.4         Koffiedrinken en ontmoeting

Er is geen mogelijkheid tot ontmoeting in het gebouw buiten de dienst om. Dus ook geen koffie, thee en limonade.

4.2.5         Kinderoppas en kinderwerk

Er Is geen crèche en er worden geen andere activiteiten voor de jeugd tijdens of na de dienst in het gebouw. Er is mogelijk wel aandacht voor de jeugd in de dienst.

Uitnodigingsbeleid

Er zal een actief uitnodigingsbeleid gebruikt worden om te voorkomen dat er meer plaatsen bezet zullen zijn dan er bezet mogen worden. Gemeenteleden kunnen tot donderdagavond 20:00 uur of vrijdagavond 20:00 uur zich aanmelden. Als, na 1 juli, gasten door de kerkenraad worden toegelaten is er ook voor hen een moment van aanmelden beschikbaar. Voor werkwijze punt 3.2.2.

Het doel is dat:

1. mensen zich welkom en uitgenodigd voelen;
2. we het zo organiseren dat we:

• mensen niet weg hoeven sturen;
• niet met een kerkzaal zitten waar capaciteit mogelijk niet benut wordt.

De werkwijze zal vermeld staan op de website, in de nieuwsbrief en in de Zaambinder.

De scriba meldt in de nieuwsbrief,. De publicatie Zaambinder en website zullen door de kerkenraad verzorgd worden.

Bij publicaties en aanmelding staan de gezondheidscriteria vermeld. Zie addendum.

Het welkomstteam  oftewel de coördinatoren ( zie addendum) zal de kerkganger begeleiden naar zitplaats en weer naar buiten. Tevens zijn zij het eerste aanspreekpunt.

4.2.6         Ouderen en kwetsbare mensen

In de juni periode zullen we aan iedereen die een kwetsbare gezondheid heeft of koorts heeft of ouder is dan 70 jaar vragen de kerkdiensten niet te bezoeken. Dit in overeenstemming met de RIVM richtlijnen. De situatie zullen we heroverwegen voor de periode na 1 juli naar de dan geldende richtlijnen

4.3        Taakomschrijvingen

4.3.1         Coördinatoren

Coördinator worden zij genoemd, die bezoekers ontvangen, mogelijk ondervragen over hun gezondheid, plaats aanwijzen en naar de plaats brengen. Herkenbaar zijn zij aan de “batches” die zij dragen. Zij zijn het eerste aanspreekpunt om vragen te beantwoorden van bezoekers. Er zullen twee coördinatoren per eredienst aanwezig zijn. Zij ontvangen mensen en wijzen de bestemde zitplaats aan. Ze zullen ook aan het einde van de dienst de bezoekers uitnodigen de kerkzaal te verlaten in een eerder beschreven volgorde. Ze zien verder toe op de uitvoering van de getroffen maatregelen en treden corrigerend op.

4.3.2         Kerkenraad, diaconie en voorganger

Namens de kerkenraad zijn de dienstdoende ouderling aanwezig samen met twee moderamenleden.

Consistoriegebeden worden uitgesproken in de ontmoetingsruimte

Er wordt geen handdruk  gegeven, maar de hand wordt op het hart gelegd bij begin en einde van de dienst

4.3.3         Technieken materialen

• De verzorgers van de uitzending en bediening van de beamer zitten gescheiden door een scherm maximaal uit elkaar op de voor hen bestemde plaats.
• Bedieningsapparatuur wordt zoveel mogelijk afgeschermd en gereinigd.
• Voor de uitzending wordt de apparatuur op aanrakingsvlakken gedesinfecteerd. Gebruik van plastic handschoenen wordt aanbevolen;
• Apparaten worden gedesinfecteerd door bedienend personeel en dit geld ook voor muziekinstrumenten die tot eigendom van de kerk gerekend kunnen worden of opgeslagen worden in het gebouw, Bijbels en andere boeken dan de bijbel op preekstoel en lessenaar mogen niet achtergelaten worden en meegenomen worden naar huis. Het zelfde geld voor kussens en andere persoonlijke spullen.

4.3.4         Muzikanten

Muzikanten hebben een stoel om te zitten en te spelen op het podium bij de piano op een zodanige afstand dat zij 3 meter uit elkaar zitten en 3 meter van de bezoekers.  Zij verzamelen zich voor de dienst in de ontmoetingsruimte

4.4        Tijdschema

Acties als voorbereiding van een dienst. Tevens ook de acties na afsluiting van de dienst.

5      Besluitvorming en communicatie

5.1        Besluitvorming

Dit gebruiksplan dient door de kerkenraad te worden vastgesteld. Kerkenraad dient ook bij noodzaak een revisie te initiëren

5.2        Communicatie

De inhoud van dit gebruiksplan wordt aan de gemeente in kleine segmenten zoals hieronder vermeld  meegedeeld in de nieuwsbrief, de Zaambinder. Het volledige gebruiksplan zal op de website geplaatst worden en aanwezig zijn in geprinte vorm in de kerk. Speciaal zal geattendeerd worden op de manier van uitnodigen, zowel aan gemeenteleden als aan gasten. De gasten kunnen de informatie halen van de website.

 Van belang zijnde communicatie naar de gemeente/ gasten

• Ga thuis naar het toilet voor de dienst en maak in uiterste noodzaak gebruik van het toilet in de kerk. (invalide toilet hal ontmoetingsruimte is open)
• Tussen kerkgangers dient anderhalve meter afstand gewaarborgd te worden.
• Huisgenoten mogen bij elkaar zitten.
• Volg de aangewezen looproutes.
• Gemeentezang is vooralsnog helaas niet toegestaan.
• Volg de aanwijzingen op van coördinatoren.
• Volg de aanwijzingen bij het verlaten van de kerkzaal
• Geen ontmoeting en consumptie na afloop.

Acties als voorbereiding van een dienst. Tevens ook de acties na afsluiting van de dienst.

Wanneer	Wat	Wie
Zaterdag	Ventileren	Koster
Zondag 8:45	Deuren van het gebouw open Kort ventileren. Ontsmettingsmiddelen klaarzetten	Koster
	Toilet en deurklinken reinigen
9:00u	Coördinatoren aanwezig Uitnodigingenlijst checken  zitplaatsen klaarmaken.	Coördinatoren
9:00u	Techniek aanwezig	Techniek
	Technische installatie reinigen en checken	Techniek
9:00u	Muziekteam aanwezig
9:30u	Aanvang dienst
10:45	Afsluiting dienst
	Maandag
	Reinigen van zitplaatsen en aanrakingsvlakkentoilet en deurknoppen	schoonmaakploeg
	microfoons, laptop
	Zaal afsluiten	Koster

 

6      Overige bijeenkomsten, vergaderingen en bezoekwerk

6.1        Overige bijeenkomsten en vergaderingen

Bij alle activiteiten geldt het volgende:

• Kunnen we de bijeenkomst uitstellen? Zo ja: dan kiezen we voor uitstellen.
• Is het mogelijk digitaal te vergaderen? Zo ja: dan kiezen we voor digitaal.
• Zijn er toch zwaarwegende redenen elkaar fysiek te ontmoeten? Dan vergaderen we in een ruimte waar we de regels kunnen naleven. We richten de zaal zo in, dat deelnemers op tenminste anderhalve meter afstand van elkaar kunnen plaatsnemen. Er worden geen consumpties gebruikt.

6.2        Bezoekwerk

Alleen bij noodzaak fysieke bezoeken afleggen. Geadviseerd wordt de contacten via nieuwsbrief, Zaambinder, Website, Scipio, telefoon en sociale media  te onderhouden.

Addendum:

Inhoudsopgave: toegevoegd  aan capaciteit regel

Gebruikte adressen

www.rivm.nl

www.steunpuntkerkenwerk.nl/coronaprotocol

safetypakket zie https://www.corona-communicatie.nl/

www.denieuwekoers.nl/15-meterkerk-pak-een-stoel-en-zoek-een-stip-uit

ventilatie info     www.tvvlconnect.nl/thema/duurzaamheid-circulariteit/blog/138-covid-19-in-relatie-tot-gebouwen

Info over doop en avondmaal   www.cgk.nl/doop-en-avondmaal en www.diaconaalsteunpunt.nl/avondmaal-vieren-of-niet/

Aanmeldprocedure volgt